Blogi

Askeleet sosiaaliseen liiketoimintaan

Netwell Oy

Ohjelmistoyritys, joka on erikoistunut kehittämään asiakkaidensa liiketoimintaa modernien sosiaalisten ohjelmistojen avulla.

Netwell Oy

Ohjelmistoyritys, joka on erikoistunut kehittämään asiakkaidensa liiketoimintaa modernien sosiaalisten ohjelmistojen avulla.

Sähköposteja vähemmän kiitos

Timo Kivinen
Nov 3, 2016
Tehottomat palaverit ja lukuisat sähköpostit ovat työpäivän suurimpia aikarosvoja. Näiden työaikavarkaiden takia tärkeät työtehtävät jäävät vähemmälle huomiolle. Tiesitkö, että käytämme työpäivän aikana useita tunteja sähköpostien parissa. Yhden tunnin aikana tarkistamme useita kertoja uusia sähköpostipäivityksiä, jotka keskeyttävät työrutiinisi.

Toimistoympäristössä sähköposteja tulee liikaa, kun taas tuotanto- ja liikkuvassa työssä niitä tulee liian vähän tai niihin reagoimiseen yrityksellä ei ole sopivia työkaluja tai menetelmiä käytössä. Huonosta viestinnästä syntyy kokemus siitä, että viestejä on liikaa tai että ei ole tullut kuulluksi tai on jäänyt kokonaan viestinnän ulkopuolelle. Tätä ei ratkaise viestinnän määrän tai sen tiheyden lisääminen, vaan viestinnän muodon, ajoituksen ja sen sisällön tarkasteleminen. Todellisuudessa asioista on kuitenkin kerrottu, mutta väärällä kanavalla, väärään aikaan tai väärällä tavalla.

Keskitetyssä viestintämallissa jossa hyödynnetään älylaitteita ratkaistaan nämä ongelmat seuraavasti:

  • jaetaan työntekijät sellaisiin ryhmiin, joista heidän kuuluu saada viestejä
  • jaetaan myös viestit ryhmiin eli kirjauslajeihin, joiden mukaan ne voidaan osoittaa oikeisiin ryhmiin
  • viestintätyökalut täytyy toimia myös liikkuvan ja tuotantotyön käyttämissä älylaitteissa
  • käyttöliittymän täytyy olla niin helppokäyttöinen, että kaikki kokevat sen miellyttäväksi käyttää
  • lisäksi älylaitteilla saadaan kirjauksiin tilanteista kuvia tai videoita rikastuttamaan sen sisältöä



Käydään asiaa läpi seuraavan esimerkin kautta:

Yrityksen tuotannon, tuotekehityksen ja myynnin välillä viesti on kulkenut huonosti. Asiakas antoi myyntiin reklamaatiota tuotteesta, josta myynti ohjasi viestin tuotekehitykseen. Tuotekehityksessä todettiin vian olevan tuotannossa, josta se ohjattiin kyseiselle tuotantolinjalle. Matkalla syntyi kuitenkin ”rikkinäisen puhelimen” -mukainen viestin muuttuminen ja tuotanto teki virheelliset muutokset ja syntyi lisää ongelmia. Lisäksi sähköpostien viestintäketju törmäili myynnin, tuotekehityksen ja tuotannon lähes kaikkien työntekijöiden sähköpostissa ja vei heidän huomiota ja laski siten heidän työtehoaan.

Keskitetyssä viestinnässä on kirjauslajit eri reklamaatioille, joista se ohjautuu automaattisesti niille työntekijöille, joiden kuuluu reagoida niihin. Viesti ei kulje sähköpostilla, vaan viestialustassa, jossa ryhmän jäsenet voivat rikastuttaa viestiä omilla kommenteillaan tai ottaa keskusteluun mukaan lisää työntekijöiltä, joilta odotetaan jotain lisäarvoa siihen. Viimein vastaava työntekijä voi tehdä päätöksen, johtaako reklamaatio työtehtävän tekemiseen, johon alkuperäinen reklamaatio ja sen pohjalta syntynyt keskustelu siirtyy siihen taustatietona. Kaikki viestintäalustan keskustelut arkistoituvat automaattisesti ja niihin voidaan palata helposti hakusanojen kautta sekä niistä syntyy lajiteltua statistiikkaa tulevien päätösten tueksi.

Sähköpostit tukevat yritysten välistä viestintää mutta yrityksen sisällä on tehokkaampaa käyttää edellemainittua keskitettyä viestintämallia, joka parantaa työn tuottavuutta ja työhyvinvointia sekä kannustaa työntekijöitä osallistumaan oman työn ja laadun jatkuvaan kehittämiseen.

Tutustu kiinnostaviin ratkaisuihimme

Innostava työn uudistaja. Luomme asiakkaillemme tulevaisuuden työtavat, jotka lisäävät kilpailukykyä ja työn iloa.

Yhteystiedot

Ylistönmäentie 26, 40500 Jyväskylä
Puh: 0207 931 980
Sähköposti:sales@netwell.fi

Ota yhteyttä