Blogi

Askeleet sosiaaliseen liiketoimintaan

Netwell Oy

Ohjelmistoyritys, joka on erikoistunut kehittämään asiakkaidensa liiketoimintaa modernien sosiaalisten ohjelmistojen avulla.

Netwell Oy

Ohjelmistoyritys, joka on erikoistunut kehittämään asiakkaidensa liiketoimintaa modernien sosiaalisten ohjelmistojen avulla.

Paperilomakkeiden sähköistäminen

Venla Junttila
Feb 28, 2017
Paperilomakkeet ovat monella tapaa tehottomia ja virheille alttiita, silti niitä käytetään yrityksissä edelleen moniin tarkoituksiin. Usein tieto täytetään ensiksi paperille ja sitten tietokoneelle, jolloin päällekkäiseltä työltä ei voi välttyä. Lomake on usein myös vanhentunut sisällöltään, koska siihen on kankeaa tehdä muutoksia ja lappuja on varastossa vielä iso pino. Tieto kulkee hitaasti kun ensin täytetään paperikuponki, viedään se lokerikkoon odottamaan, jossain vaiheessa laitetaan kansioihin ja sieltä lopulta sähköiseen muotoon; exceliin, toiminnanohjaukseen tai muuhun järjestelmään.

Paperilomakkeiden sähköistäminen voikin parhaimmillaan nopeuttaa prosesseja ja säästää työaikaa merkittävästi ja siten parantaa tuottavuutta. Paitsi että vältytään tiedon manuaaliselta siirtämiseltä sähköiseen muotoon, myös moni muu vaihe tehostuu. Tai sitten ei – jos toistetaan paperilomakkeiden kömpelyydet.



Sähköistämisessä ei tietenkään kannata toteuttaa uudelleen paperilomakkeiden toimimattomuuksia, vaan sujuvoittaa samalla koko työnkulkua. Pohjaksi on hyvä ottaa vanhat paperiset lomakkeet ja käydä läpi mikä niissä toimii ja mikä ei. Ovatko kaikki tiedot tarpeellisia ja miten tarpeellisen tiedon voisi kirjata näppärämmin? Voidaanko tieto poimia jostain muusta järjestelmästä tai tarjota oletuksena yleisintä vaihtoehtoa? Kuka täyttää minkäkin tiedon ja kuka tiedon tarvitsee?

SwingIO -tuotteellamme pyrimme tehostamaan sisäistä viestintää ja tiedonkulkua yrityksissä. Siksi SwingIO käyttöönotoissa tehdään usein myös lomakkeiden sähköistämistä, koska monesti "vanha" tehoton tapa viestiä on sisältänyt yhden tai useampia paperisia lappusia. Tämä kirjoitus pohjaakin näissä käyttöönotoissa tehtyihin havaintoihin siitä, mitä lomakkeiden sähköistämisessä on hyvä huomioida.

Alla olevan taulukon kysymysten avulla pyritään muodostamaan käsitys tiedonkulun kokonaisuudesta ja miettimään mistä sähköistämisessä kannattaa lähteä liikkeelle ja miten kuhunkin tarpeeseen / vaiheeseen löydetään soveltuva ratkaisu. Kaikkea ei tarvitse sähköistää kerralla eikä samalla lailla, joskus kätevimmin toimii sähköposti, joskus Excel taulukko, toisinaan taas mobiililaitteella täytettävä lomake.

Vanhat lomakkeet
>> Sähköinen toteutus
Nykytilan kartoitus: Tutustu siihen, mitä lomakkeita työssä nykyään täytetään ja millainen työnkulku niihin liittyy.
Onko jossakin osissa prosessia selkeitä pullonkauloja, joita kannattaa ensiksi lähteä tehostamaan?
Missä lomakkeen täyttäminen tapahtuu? Täytetäänkö se siellä missä asia havaitaan vai jossakin muualla?
Voidaanko sähköinen lomake tuoda paremmin sinne, missä havainto tehdään? Onko käytössä työasema vai olisiko mobiililaite kätevä?
Kuka täyttää mitkäkin tiedot ja milloin? Mikä tilanne johtaa kirjaamistarpeen syntymiseen? Joutuuko täyttäjä odottamaan että saa jonkin tiedon toiselta henkilöltä, muusta järjestelmästä?
Pyri siihen, että asiat merkitään heti ja jaa työnkulku tarvittaessa uudestaan järkeviksi vaiheiksi; tärkeintä on tiedon kulku ja se, että tarvittavat asiat kirjataan, ei se että lomake on samanlainen kuin ennen.
Tutustu lomakkeiden täyttämisen ja tietojen keräämisen prosessiin siinä määrin, että saat käsityksen siitä, missä järjestyksessä tiedot oikeasti täytetään
Käytä sähköisissä lomakkeissa mahdollisimman loogista ja luonnollista järjestystä. Kunhan oikeat tiedot menevät oikeaan paikkaan, ei lomakkeiston tarvitse noudattaa vanhaa kaavaa.
Kysy mikä lomakkeessa on hyvää, mikä huonoa. Muista kysellä eri käyttäjiltä, myös työntekijöiltä eikä esim. vain johdolta; käytännön ongelmat voivat olla ihan erilaiset ”kentällä” kuin toimistolla.
Suunnittele sähköinen toteutus paremmin, selkeytä termistöä ja karsi turhat kentät. Kuuntele kaikkia ja muokkaa tarvittaessa työnkulun prosessit palvelemaan paremmin kaikkia osapuolia.
Miten tieto lomakkeelle muodostuu? Tarvitseeko käyttäjän muistaa täyttää esimerkiksi omat tai osaston, kustannuspaikan, tms. tiedot? Täytyykö käyttäjän kuvailla sanallisesti havaintojaan?
Voiko tietoja hakea automaattisesti - käyttäjäasetuksista tai sijainnin perusteella? Tämä nopeuttaa täyttämistä ja estää virheitä. Viesti kuvan kanssa kertoo enemmän kuin sanallinen kuvaus.
Mikä kaikki tieto on tärkeää - Selvitä mitkä tiedot on pakollisia täyttää, esim. laskutuksellisista syistä tai lainsäädäntö edellyttää. Tieto voi olla käytännössä pakollinen jos työ ei pysty etenemään ennenkuin tietyt asiat on merkitty.
Kenttien määrä ja pakollisuudet ovat kompromissi käytettävyyden ja tiedonkeruun välissä; liikaa pakollisia kenttiä ja käyttäjä turhautuu ja asia saattaa jäädä kirjaamatta, liian vähän niin lipsutaan ylimalkaisiin kirjauksiin ilman riittävää informaatiota.
Mihin järjestelmään tai käsittelyyn tiedon pitää loppujen lopuksi päätyä? Miten se sinne toimitetaan?
Rajapintoja hyödyntäen voidaan viedä tietoa esim. laskutusjärjestelmään. Monet ERP- järjestelmät sisältävät  mahdollisuudet esim. mobiilikäyttöön.
Kuka tietoja tarvitsee ja kuka ne saa nähdä, onko sisällössä luottamuksellista tietoa, esimerkiksi henkilötietoja
Huomaa käyttöoikeudet, ettei tietosuoja vaarannu sähköistämisessä – jos tallennetaan luottamuksellista tietoa, ei se saa sähköisessäkään muodossa päätyä sinne minne se ei kuulu!


Tutustu kiinnostaviin ratkaisuihimme

Innostava työn uudistaja. Luomme asiakkaillemme tulevaisuuden työtavat, jotka lisäävät kilpailukykyä ja työn iloa.

Yhteystiedot

Ylistönmäentie 26, 40500 Jyväskylä
Puh: 0207 931 980
Sähköposti:sales@netwell.fi

Ota yhteyttä